物業(yè)管理檔案包括業(yè)主檔案、圖紙檔案、維修檔案、會計檔案等。
由于其不動產(chǎn)的特點，物業(yè)的管理跨越時間長，變數(shù)也多，使得建立和規(guī)范使用檔案成為物業(yè)管理工作中不可或缺的一部分。然而，在物業(yè)管理檔案的建立和日常管理的過程中，管理者卻經(jīng)常遇到查詢困難、內(nèi)容缺失嚴(yán)重、借閱混亂等問題。在此，筆者結(jié)合實際工作，對物業(yè)管理檔案的建檔、分類、使用方法進(jìn)行了歸納整理，希望能給物管同行帶來幫助。
物業(yè)管理檔案的作用
物業(yè)管理檔案主要有兩個作用。
其一是憑證。憑證作用是物業(yè)管理檔案最基本的特點，由其形成過程及內(nèi)容決定，是使檔案優(yōu)于其他各種物業(yè)管理資料的一種作用。通常物業(yè)管理檔案的內(nèi)容從當(dāng)時當(dāng)事直接使用的文件轉(zhuǎn)化而來，文件中保留著真實確切的時間標(biāo)記。如果某業(yè)主搞裝修設(shè)計時無法確認(rèn)承重墻、柱的位置，物管即可通過查閱該房屋原始圖紙幫助業(yè)主確認(rèn)承重結(jié)構(gòu)。
其二是參考。物業(yè)管理檔案是事實、數(shù)據(jù)和經(jīng)驗的記錄，是真實的可靠的原始資料，既為同一項目不同時期的情況提供比較參考，也為同時期的不同項目之間提供參照。如在年底確定某物業(yè)項目下一年度共用及公共水電費(fèi)使用指標(biāo)時，通常將同一項目過去幾年的數(shù)據(jù)和同類型項目的本年度數(shù)據(jù)作為參考，并結(jié)合項目下一年度管理進(jìn)行確定。
檔案的建立
形式上，物業(yè)管理檔案分為電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案的特點是方便查詢，紙質(zhì)檔案的特點是可作為有效憑證。內(nèi)容上，物業(yè)管理檔案分登記表格、簽收資料、會議文件、合同文書、照片、電子記錄等。類別上，物業(yè)管理檔案分業(yè)主檔案、維修檔案、圖紙檔案、會計檔案、合同協(xié)議、報事檔案、員工檔案等。
對于建立業(yè)主檔案，筆者的經(jīng)驗是主要按資料類別進(jìn)行整理歸類，具體由入伙資料、裝修資料、維修資料及其他資料組成。
業(yè)主檔案中的入伙資料一般由6份資料組成，即《入伙通知書》、《入伙資料簽收單》、《前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議》、《業(yè)主情況登記表》、《管理規(guī)約》和《物業(yè)驗收交接表》。該6份資料屬業(yè)主檔案中的必備資料。
業(yè)主檔案中的裝修資料由5份資料組成，即《裝修申請登記表》、《裝修試水表》、《裝修巡查記錄表》、《違章報告》和《違章整改通知書》。通常該5份資料視物業(yè)情況而異，如精裝修物業(yè)，即不存在以上資料。
業(yè)主檔案中的維修資料分“保修期內(nèi)維修資料”和“維修資金維修資料”。保修期內(nèi)的維修資料由《工程維修聯(lián)系單》和《維修檔案備忘表》組成。啟用維修資金維修物業(yè)的相關(guān)資料則相對較多較雜，主要有《工程維修聯(lián)系單》、《維修備忘表》、《維修申請書》、《維修資金申請委托書》、《業(yè)主身份證復(fù)印件》、《業(yè)主房產(chǎn)證復(fù)印件》、《維修預(yù)算公示》、《施工合同》、《維修工程施工方案》、《業(yè)主簽名表》、《業(yè)主簽名達(dá)標(biāo)證明》、《維修資金首付款收據(jù)》、《維修資金使用預(yù)算表》、《維修資金使用申請表》、《工程維修驗收證明》、《漏水及維修照片》、《驗收報告》、《維修資金使用結(jié)算明細(xì)表》、《尾款收據(jù)》、《維修資金使用結(jié)算表》等20份資料組成。
其他資料有《催費(fèi)通知單存根聯(lián)》、《律師函》、《協(xié)調(diào)記錄》等。
無論是業(yè)主檔案，還是圖紙檔案或其他檔案，通常在建檔前，就必須明白各類檔案的內(nèi)容，即各類檔案中必須存在和可能存在的資料到底有哪些？只有搞明白各類檔案資料的內(nèi)容，才能使檔案在建立起來之后分類清晰，在收集、整理和查詢時有的放矢。
檔案的使用
建立物業(yè)管理檔案最終的目的是為管理服務(wù)，即方便管理。從檔案本身的作用來說，無論是憑證作用還是參考作用，都需要通過查詢才能得到體現(xiàn)。
筆者認(rèn)為須從以下兩個方面規(guī)范物業(yè)管理檔案的使用管理。
建立方便查詢的電子檔案
物業(yè)管理檔案的管理屬于一項時間跨度較長的工作。如同一時期的物業(yè)項目，有的業(yè)主裝修入住已經(jīng)幾年了，有的業(yè)主卻還沒有交房；有的業(yè)主首次裝修還沒有進(jìn)行，有的業(yè)主卻要進(jìn)行二次裝修。特別是一些有關(guān)時間或數(shù)據(jù)性的資料，倘若每次都必須翻閱紙質(zhì)檔案進(jìn)行查詢，不僅浪費(fèi)時間，而且也不利于紙質(zhì)檔案的保存（經(jīng)常翻閱紙質(zhì)資料，勢必造成紙質(zhì)資料的破損）。因此，在建立紙質(zhì)檔案的同時，還需建立方便查詢的電子檔案。以物業(yè)的圖紙資料為例，當(dāng)某部門（人員）需要借閱相關(guān)圖紙時，我們可以通過電腦查詢圖紙檔案的保存狀況、位置后，再進(jìn)行下一步工作，如查詢結(jié)果是“未移交”或“已借出”，自然就無需到檔案柜中搜羅圖紙了。
物管企業(yè)建電子檔案，一般有兩種方式。一種是物業(yè)管理軟件的形式，即物業(yè)軟件中包含電子檔案的內(nèi)容，我們只需在每日工作中按程序進(jìn)行錄入就可以了；還有一種是普通“Excel”表格的形式，即首先我們根據(jù)工作的特點和要求，對“Excel”表格進(jìn)行必要的設(shè)置，然后再逐一錄入。